Подарки на новогодней ёлке: как организовать раздачу детям

Что решить до заказа

Подарки на новогодней ёлке — то, что дети помнят дольше хоровода и стихов, поэтому к раздаче стоит готовиться так же серьёзно, как к сценарию. Сами ёлки для детей проходят в разных форматах: утренник в группе детского сада, праздник в школьном актовом зале, ёлка для детей сотрудников, которую устраивает профком предприятия или учреждения, выездное представление в доме культуры. У каждого формата свой масштаб, но вопросы к организатору одни и те же.

• Сколько детей придёт и есть ли точный список с фамилиями.
• Какие возрасты: одна группа или дети от ясельного возраста до подростков.
• Какой бюджет на одного ребёнка и кто платит — профком, родительский комитет, администрация.
• Где и когда вручение: в зале после представления, по группам или раздача родителям на выходе.

Когда эти пункты записаны на одной странице, выбор наборов занимает вечер, а не неделю переписки.

Хорошо, если за праздник отвечает один человек, а не «все понемногу». К нему стекаются списки от групп или подразделений, он же согласует бюджет и держит связь с поставщиком. Помощники нужны в день ёлки, но решения лучше принимать в одних руках — так меньше шансов, что кого-то забудут.

Список детей и маркировка по возрасту

Самая частая неловкость на празднике — трёхлетний малыш получает тяжёлую коробку, а двенадцатилетний школьник плюшевого зайца. Поэтому список лучше сразу разбить на возрастные группы и под каждую подобрать свою модель. Удобная схема: ясли и младшие дошкольники, старшие дошкольники, младшие школьники, ученики постарше.

Дальше наборы маркируют. Если коробки разные внешне, хватит цветной наклейки на упаковке. Если модель одна, а составы отличаются, используйте бирки с возрастом или фамилией ребёнка. Наклейки и бирки подходят и для небольших тиражей, а упаковку с логотипом организации обычно заказывают от 300 штук.

Отдельно отметьте семьи, где на праздник придут сразу несколько детей. В многодетных семьях каждый ребёнок должен получить свой набор по возрасту, а не один общий на всех — это мелочь, но родители её замечают.

Ещё один полезный столбец в таблице — особые отметки. Узнайте у родителей заранее, есть ли у ребёнка аллергия или ограничения в сладком, и отметьте такие фамилии: вручить отдельный набор проще, чем потом утешать расстроенного малыша.

Доставка и хранение до праздника

Сладкие наборы для ёлки можно привезти прямо в сад, школу или к проходной предприятия — доставка работает по всей Беларуси, а стоимость менеджер считает под конкретный адрес. Если удобнее забрать самостоятельно, есть вариант самовывоза с терминала транспортной компании.

Принимая коробки, сразу сверьте количество с накладной и пересчитайте наборы по возрастным группам. Храните их до праздника в прохладном сухом помещении: не у батареи, не на подоконнике с солнцем и не на неотапливаемом складе. Шоколад плохо переносит перепады температуры, а коробки — сырость.

Заранее решите, кто будет принимать доставку и куда поставить коробки. Наборов на большую ёлку бывает много, и полезно договориться с завхозом или охраной, чтобы груз не застрял у входа. Если праздник проходит в арендованном зале или доме культуры, уточните, можно ли привезти коробки накануне и где они простоят ночь.

Если списки ещё меняются, это не повод откладывать заказ: базовую цифру лучше зафиксировать заранее и уточнить ближе к сроку.

Сценарий вручения: как всё проходит на месте

Вручение — кульминация праздника, и его стоит отрепетировать хотя бы на словах. Удобнее всего, когда наборы заранее разложены по мешкам или коробкам для каждой группы и подписаны. Дед Мороз или ведущий называет группу, помощник подаёт нужный мешок, дети подходят по одному.

Перед раздачей Дед Мороз часто просит рассказать стишок или спеть песенку. Это хорошая традиция, но не стоит делать её обязательным условием: стеснительный ребёнок может расплакаться, а очередь растянется. Достаточно предложить желающим выступить, а остальных просто поздравить. Подарки выдают всем одинаково, независимо от того, рассказал ли ребёнок стихотворение.

Малышам в яслях и младших группах удобнее отдавать набор в руки родителю: ребёнок увидит сказочного героя, а коробку не уронит по дороге в раздевалку. Детей постарше обычно вызывают по одному, с короткой фразой от Деда Мороза — этого достаточно, чтобы момент запомнился.

Фотограф или родитель с телефоном тоже пригодится: снимки момента вручения потом разлетаются по родительским чатам и остаются в семейных альбомах. Попросите его встать сбоку, чтобы не загораживать детям Деда Мороза, и не задерживать очередь ради удачного кадра.

Запас и непредвиденные случаи

Даже в самом точном списке бывают сюрпризы: пришёл ребёнок сотрудника, которого забыли вписать, в группе появился новенький, одна коробка помялась при переноске. Поэтому опытные организаторы закладывают небольшой резерв — несколько наборов сверх списка, лучше из универсальной модели, которая подходит разным возрастам.

Бывает и обратная ситуация: семья ушла раньше, не дождавшись Деда Мороза. Чтобы набор не потерялся, держите его в мешке группы с биркой фамилии до конца праздника, а потом передайте воспитателю или ответственному в профкоме.

Тех, кто не смог прийти на праздник, тоже стоит учесть. В профкомах обычно договариваются, что родитель забирает набор позже под подпись. Ведомость с отметками о получении закрывает вопрос, кому и сколько выдано, и избавляет от разговоров после праздников.

После праздника стоит коротко записать, что сработало, а что нет: какая модель понравилась детям, хватило ли резерва, удобно ли было раздавать. Такая заметка сэкономит время следующему организатору и поможет выбрать наборы на новую ёлку быстрее.

Документы для профкома и учреждения

Если ёлку оплачивает организация, бумаги важны не меньше, чем мишура. При заказе от юридического лица оформляют договор и счёт, оплату переводят безналично в белорусских рублях, с товаром приходит товарная накладная (ТН или ТТН), а на конфеты — документы о качестве. Этот комплект обычно и нужен для отчёта профкома или бухгалтерии.

Если ёлки проходят сразу в нескольких группах или подразделениях, их удобно объединить в один заказ. В нём можно сочетать разные модели — игрушки для ясельных групп, рюкзаки для школьников, коробки для старших, — а отгрузку разложить по адресам. Организатору тогда достаточно одного комплекта документов и одного контакта у поставщика.

Подобрать модели под разные возрастные группы удобно в разделе «На ёлку в учреждение»: там собраны наборы, которые хорошо раздавать на массовых праздниках. После заявки менеджер перезвонит, поможет разложить заказ по группам и посчитает доставку до вашего зала.